Effet de seuil ou comment éviter le porte-à-faux.
Voici un billet qui qui devrait vous éviter nombre de quolibets et autres noms d'oiseaux exotiques lorsque vos utilisateurs métiers préférés et enthousiastes tombent brutalement avec stupeur et tremblements sur le message suivant :
Damned ! L'entreprise est au bord du gouffre.
Et bien non car un Power user averti en vaut au moins deux.
L'idée d'un billet sur les seuils m'est venue juste après le billet sur Powerquery et la table officielle des codes postaux.
A partir de la liste Excel des codes postaux, effectuez scrupuleusement ce qui suit :
Enrichir la liste des codes postaux avec la première lettre de chaque libellé d'acheminement, le nombre caractères du code postal, et le numéro de département.
Puis trier les codes postaux de A à Z.
Prendre les 5001 premières lignes (y compris les entêtes de colonnes) de votre fichier des codes postaux et en faire deux fichiers XLSX l'un nommé Code5000X et Code5000SX.
Transformer les deux fichiers en Tableaux
Exporter Code5000SX vers votre site (cela peut prendre quelques minutes).
Vous devez obtenir ceci
Réitérez avec Code5000X
Pour chaque liste créer un affichage ALPHA :
Chacun des affichages reprend 38 éléments.
Chaque liste est au seuil d'affichage de liste préconisé par Microsoft :
Si nous ajoutons un enregistrement dans chaque liste nous dépassons le seuil et les mécanismes de blocage de SharePoint s'activent
Faisons la même chose avec Code5000X mais préalablement ajoutons des indexes.
Ajoutons désormais à Code5000X un nouvel enregistrement de la même manière que nous l'avons fait pour Code5000SX.
Résultat Code5000X s'affiche toujours sans problème et pourtant nous avons dépassé le seuil fixé en standard par Microsoft.
Conclusion :
Tout Power user SharePoint averti doit prendre en considération et au plus tôt les seuils définis par Microsoft et l'administrateur.
Je cite Microsoft :
"Lorsqu'une liste ou une bibliothèque contient un grand nombre d'éléments, vous devez planifier, organiser et gérer minutieusement l'accès aux données
Le seuil d'affichage de liste standard de SharePoint est de 5.000 éléments.
Ce seuil spécifie le nombre maximal d'éléments de liste ou de bibliothèque qu'une opération de base de données (une requête, par exemple) peut traiter en une seule fois. Les opérations qui dépassent cette limite sont bloquées.
Pour que vous ayez le temps de trouver une solution, la page Paramètres de la liste vous adresse un avertissement lorsque votre liste dépasse 3 000 éléments. L'avertissement contient un lien d'aide vers cette rubrique."
Une des solutions pour la gestion des grandes listes est la création de colonnes indexées.
Et Microsoft de préciser :
"Pour améliorer les performances d'une liste ou d'une bibliothèque de grande taille, vous pouvez indexer jusqu'à 20 colonnes. En règle générale, l'indexation d'une colonne vous permet de trouver rapidement les lignes recherchées en fonction des valeurs de cette colonne, même si vous manipulez des millions d'éléments. Lorsque vous combinez des index à des affichages filtrés, vous pouvez récupérer rapidement les éléments souhaités."
Nouveau pas vers l'efficacité opérationnelle...